Comment définir le budget de mon événement ?

Avoir une vision précise de son événement

Avant d’établir tout type de budget, il est important de savoir concrètement quel type d’événement nous voulons créer. Il est évident que le budget ne sera pas le même pour un événement d’une soirée regroupant 300 personnes, qu’un festival de la taille de la Nuit de l’Erdre, qui réunit plus de 100.000 festivaliers. Dans un premier temps, nous devrions commencer la rédaction d’un plan de marketing. Il permettra d’y voir plus clair sur nos besoins concrets et surtout, de nous poser les questions essentielles à la définition du budget, et plus généralement de notre événement.

En rédigeant en quelques lignes un pitch de notre événement, soit une présentation brève de ce que nous voulons faire, nous pourrons déceler les premiers besoins.

Exemples :

"Nous organisons un festival d’une durée de trois jours et avons pour but d’attirer jusqu’à 3000 personnes par soir. La programmation artistique est essentiellement rock, bien qu’elle soit adaptée à un public familial. Le festival aura lieu sur le parking de la mairie de la commune."

"Nous organisons un gala étudiant pendant une soirée, dans un ancien entrepôt cédé pour l’occasion par la municipalité. La capacité d’accueil est de 1500 personnes."

Ces deux exemples démontrent que les besoins ne sont pas les mêmes : le premier pitch ne précise pas si le parking est mis à disposition par la ville, alors que dans le deuxième cas, si, ce qui limitera certains frais engagés.

Définir les coûts

Les autres points du plan de marketing, tels que la communication ou le rétro planning, sont également à prendre en compte. Le rétro planning, justement, apporte de la clarté sur les étapes de la création de l’événement, donc des coûts engendrés à sa production aux moments clés.

Il est primordial de faire un tableau recensant d’un côté les coûts et de l’autre, les dépenses. Nous pouvons nous aider d’outils collaboratifs tels qu’Excel, Google Sheets ou Notion. Il est également conseillé de créer plusieurs budgets, notamment avec une fourchette basse et une fourchette haute. Dans le premier cas, il s’agira des dépenses optimisées, dans le deuxième cas, d’une marge de manoeuvre pour rester à l’équilibre.

Parmi les coûts généraux, nous recensons :

• Budget humain et prestataires : cachets artistiques, équipes de sécurité, de montage et de démontage, d’accueil, de nettoyage…
  • À savoir que beaucoup d’événements font appel à une société externe pour la sécurité et la technique, éléments qui ne s’improvisent pas. Pour la plupart des autres besoins, nous pouvons compter sur des bénévoles qui seront heureux de donner de leur temps en échange d’une entrée gratuite, par exemple.
• Location de salle, de terrain, des infrastructures (bar, restauration, algecco…)
  
  
• Accueil des invités : commodités dans les loges, hébergements, transports…
  
  
• Technique : son et lumière, audiovisuel, écrans, décorations…
  
  
• Logistique : sanitaires, assurances, autorisations, signalétique, nourriture et boissons…
  
  
• Communication : réseaux sociaux, équipe presse, publicité dans les médias, impression de flyers, de goodies, invitations, création de site web…
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• Budget de “secours” : une somme allouée aux frais non anticipés, de manière à prévenir tout incident.

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et dépendra des besoins de chaque événement. Dans tous les cas, il est conseillé de diviser le budget en sous catégories (ou en pôles) de manière à s’y retrouver dans son tableau de dépenses.

Définir les recettes

Le but de tout projet marketing est d’anticiper l’équilibre financier, et donc, d’avoir des recettes équivalentes ou supérieures aux coûts investis. De ce côté, nous pouvons lister principalement :

• Ventes d’entrées
  • Ne laissons pas le hasard définir à quel moment les entrées doivent être vendues. De bonnes techniques de communication et les offres promotionnelles sont d’excellents atouts pour pousser la vente d’entrées à un moment concret, généralement au moment de grosses dépenses.
    
    
• Buvette, bar, alimentaire
  • Les organisateurs font souvent appel à un prestataire pour les boissons, notamment la bière. Concernant l’alimentaire, il est possible de mettre en location un emplacement sur le lieu de l’événement, ou bien de prendre une commission sur les ventes.
    
    
• Partenaires
  • Certaines entreprises sont prêtes à débourser pour donner de la visibilité à leur marque. Pourquoi ne pas proposer une grille de subventions, avec différentes offres en fonction de la contribution du partenaire ? Quelques exemples :
    • 500 € de contribution : apparition de la marque sur les supports de communication
    • 1000 € de contribution : apparition de la marque sur les bracelets cashless + contrepartie précédente
    • 2500 € de contribution : possibilité de céder un emplacement pour un stand à l’effigie de la marque
    • 5000 € de contribution : naming de la scène principale selon le nom de la marque

Évidemment, l’idée est d’atteindre ce qui s’appelle le break even, c’est-à-dire le seuil de rentabilité de l’événement, lorsque les recettes sont plus élevées que les dépenses.