Gérer des invitations pour un événement
Envoyer ou donner un billet
Il est possible d’émettre des invitations depuis la plateforme Billetweb. Le billet est alors décompté des quotas et apparaît dans la liste des participants. Vous pouvez émettre des invitations au compte-gouttes ou de manière groupée.
Depuis la page “Ajouter une commande” disponible à l’Étape 2 : Vente, vous avez la possibilité d’ajouter des commandes manuellement et au compte-gouttes. En vue “organisateur”, vous avez la possibilité de générer une invitation. Il s’agit simplement de choisir un tarif, de renseigner le mail de la personne invitée, d’aller jusqu’à l’étape de paiement et de choisir “invitation”. Et le tour est joué !
Cette méthode est, par ailleurs, accessible depuis la boutique en ligne, en passant de la “vue acheteur” à la “vue organisateur”.
Via le tableur disponible à la même étape “Ajouter une commande”, vous pouvez ajouter les mails de toutes les personnes que vous souhaitez inviter en sélectionnant le tarif concerné par l’invitation. Si vous avez déjà un fichier d’invitations de votre côté, vous pouvez également l’importer.
Imprimer des stocks d’invitations à l’avance
Il est possible, en plus, d’imprimer des lots contenant jusqu’à cent billets. À la même étape “Ajouter une commande”, vous pouvez retrouver l’onglet “stocks”. Ces billets peuvent, comme tous les autres, être édités dans un fichier pdf ou via une imprimante thermique.
Les stocks sont considérés comme un type de paiement afin de différencier les billets dans la liste des participants, ces derniers étant non-nominatifs.
Depuis l’onglet “stocks”, choisissez un tarif, définissez combien de billets seront édités par lot et le prix par billet*. Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un nom au stock de billets, lequel apparaîtra sur les billets PDF ou thermiques.
*Ce tarif peut également servir à faire de la vente sur place, le prix n’est donc pas forcément de 0€.
Le module partenaire
Le module partenaire et un outil très efficace conçu spécialement pour simplifier la vie de l’organisateur. Disponible dans les “options avancées” à l’étape 1 “Configuration”, il permet au partenaire en question d’éditer par lui-même ses invitations. Finies les heures à attendre que le responsable d’un groupe d’invités envoie sa liste de participants à qui envoyer des billets !
Dans le Module Partenaire, l’organisateur peut créer des groupes, chaque groupe représentant un partenaire. En renseignant l’adresse mail de celui-ci, il reçoit un lien le redirigeant vers son accès personnel. Ce lien, valable à vie, peut être édité et modifié autant que nécessaire.
En amont, l’organisateur a configuré l’espace de son partenaire, notamment en définissant le nombre d’entrées qui lui sont allouées ainsi que les tarifs concernés par les invitations. Le partenaire est ainsi complètement autonome, gère lui-même l’intégralité de ses invitations, les édite quand il le souhaite et les envoie lui-même à chaque personne. Dans la Liste des Participants à l’événement, chacun des invités est renseigné, ce qui assure un suivi parfait pour l’organisateur.
Le lien secret
Une autre manière de créer des invitations est de créer un tarif disponible en lien secret, qui peut être nommé “invitations”. Depuis la création de tarifs disponible dans l’Étape 1 “configuration”, l’organisateur peut créer un tarif disponible en “lien secret uniquement”.
En le configurant à 0€, il peut transférer le lien à chaque personne à qui il souhaite offrir une invitation. Il peut également limiter les quotas, mais aussi le nombre d’entrées par commande à une pour éviter la génération de plus d’invitations.
Cette méthode comporte le risque d’une utilisation excessive du lien secret, et donc la génération de plus d’invitations pour une seule personne. Attention, donc.
Le code promo
Enfin, une méthode pourrait être de proposer la génération de codes promo avec une réduction de 100% pour certaines personnes.
Notre système propose la possibilité de générer automatiquement une série de codes, tous configurés pour respecter certaines conditions, comme par exemple la limitation à une invitation par code. Ainsi, chaque invité disposerait de son propre code pour récupérer par lui-même son entrée.
L’invitation est un excellent moyen d’offrir des contreparties à certains partenaires ou mécènes, mais aussi le public avec qui il est possible d’organiser, par exemple, des jeux concours. Attention cependant à ne pas en abuser : une invitation gratuite correspond à une entrée payante en moins, ce qui peut avoir des conséquences dans le budget tout entier d’un événement. À utiliser avec parcimonie !
