Optimiser le contrôle d’accès en festival : retours terrains

Les observations et recommandations avancées dans cet article concernent les festivals. Le contrôle d’accès peut fonctionner un peu différemment dans d’autres types d’événements.

Nous nous basons ici sur les conditions réelles d’un festival de taille moyenne / grosse qui a un besoin de fluidité et de rapidité important sur son entrée (exemple : faire rentrer 20 000 festivaliers en 3H sur le festival).

Le festival dont on parle ici utilise le cashless comme monnaie d’échange sur site.

Les différentes étapes du contrôle d’accès

En général, l’accès sur site est rarement juste un scan de billet.

C’est plutôt un enchaînement d’étapes :

La fouille de sécurité

Première barrière, gérée par des agents formés, souvent externalisés.

La loi autorise les fouilles concernant les événements de plus de 300 personnes.

En fonction de la politique du festival et des contraintes réglementaires (autorisation d’alcool sur site, objets prohibés, …) les agents de sécurité adaptent leur travail de vérification.

L’enjeu ici, comme à toutes les étapes, est de faire rentrer les gens rapidement.

Plusieurs possibilités :

• 1/ Avoir une seule fouille à l’entrée globale du site plus approfondie plus longue, pour vérifier l’ensemble des possessions du festivalier = idéale dans le cas où le camping est au même endroit que le festival.
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• 2/ Avoir une fouille de sécurité à l’entrée du camping festivalier, puis une fouille de sécurité à l’entrée du site du festival pour vérifier la possession d’objets interdits.

La fouille sécurité est toujours plus lente que le scan de billet.

Rien ne sert de surdimensionner votre contrôle d’accès si la file de sécurité n’avance pas.

Contrôle d’accès

Une fois la fouille passée, arrive la partie scan de billet et récupération d’un support cashless.

👉🏻 Lorsque l’organisateur a fait le choix du support carte ; il y a de l’appairage uniquement lorsque le festivalier a du pré-chargement.

👉🏻 Lorsque nous sommes sur des supports de type “bracelets” voici les 2 options que nous préconisons :

• 1/ La récupération du bracelet et l’appairage (billet / bracelet) dans un premier lieu et le scan bracelet dans un autre endroit (souvent un deuxième point de passage à la suite).
  
  Les avantages de ce fonctionnement sont : de réduire les erreurs d’appairage puisque les tâches sont décomposés, de fluidifier les passages (scanner un bracelet va bien plus vite que d’appairer).
  
  Nous recommandons ce process uniquement dans les cas suivants : si vous avez assez de bénévoles pour assurer les deux points de passage (sinon l’argument de fluidité ne tient pas) ; si vous avez la place de le faire (idem si les deux points de passages sont mal dimensionnés, cela va complexifier la zone plus qu’autre chose).
  
  C’est une organisation compliquée mais si elle est bien pensée désengorge bien votre entrée.
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• 2/ Appairage et scan au même endroit, option que nous conseillons si vous n’avez pas les ressources ou l’espace disponible pour mettre en place la première option.

Vous pouvez prévoir 1 jour avant votre démarrage de permettre aux festivaliers sur place de récupérer leur bracelet en avance. Cela vous fera gagner du temps d’appairage le jour J. (fonctionne surtout dans le cas où tout le monde à des bracelets)

Chacune de ces étapes doit être pensée, testée, préparée.

Beaucoup de questions restent en suspens , est-ce qu’on place un bracelet sur l’ensemble des participants ou seulement sur certains pass ? Est-il judicieux d’avoir plusieurs types de bracelets ? Bracelets ou cartes pour consommer ?

Nous allons voir tout cela ensemble.

Fluidité des flux, comment gérer ?

Bracelets ou cartes ?

Nous proposons deux supports différents pour utiliser le cashless sur site.

Le bracelet qui reste au poignet du festivalier et la carte, plus mobile.

Dans quel cas la carte est idéale ?

Sur des événements où les personnes restent quelques heures (festival sur 1 jour) ou bien familiaux. Celles-ci seront distribués uniquement aux banques cashless au besoin des participants. 

Dans tous les autres cas, nous conseillons de fonctionner avec des bracelets.
Certes, la carte est moins chère, mais mélanger les deux supports sur site est propice aux erreurs. Cela complexifie les processus, les formations bénévoles, …

Bracelets pour tout le monde ?

Dans le cas des festivals sur plusieurs jours, on peut se demander “est-ce qu’on place un bracelet sur chaque participant ou uniquement sur les pass plusieurs jours ?”

👉🏻 Bracelets pour tout le monde

Pas besoin de réfléchir dans le processus de contrôle d’accès : scan, bracelet, scan, bracelet …

Les bénévoles aux banques n’ont pas besoin de placer des bracelets (pas de stock à prévoir, plus de fluidité aux banques). Les festivaliers peuvent aussi recharger en ligne sans faire la queue la première fois.

Un peu plus cher, il faut prévoir plus de supports à la commande initiale.
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👉🏻 Bracelets pour les pass uniquement

Forcément un gain d’économie mais faire la queue pour obtenir un support cashless aux banques peut décourager la consommation.

C'est auss un processus qui nécéssite plus de vigilance si c’est la même file pour tout le monde : les bénévoles doivent lire le terminal et mettre le bracelet seulement quand c’est nécessaire jour 1 et faire attention à la présence du bracelet sur le poignet dès jour 2 ;
il arrive aussi par erreur que les festivaliers aient plusieurs bracelets entre les bracelets camping et festival.

Avoir plusieurs files (file pass et file 1 jour) est envisageable mais le problème est la redirection des festivaliers qui vont avoir tendance à NE PAS lire les signalétiques.

Appairage billet / bracelet, comment éviter les erreurs ?

Si on se trouve dans l’option scan billet / appairage sur le bracelet cashless au même endroit, des erreurs humaines de mauvais appairage peuvent toujours se produire, qu’est ce que l’on recommande pour les éviter ?

Deux plutôt qu’un

Le fonctionnement en binôme de bénévoles est une bonne alternative.

Vous avez un premier bénévole qui ne gère que les scans de billets.

C’est lui qui tient le terminal de contrôle d’accès, il s’occupe de vérifier la présence d’un bracelet sur le festivalier, auquel cas il badge directement le bracelet pour contrôler l’accès.

Le deuxième bénévole, lui, gère les bracelets, et les posent sur les festivaliers lors de l’appairage.

Décomposer la tâche en deux améliore la rapidité d’exécution et permet un double contrôle.

Les formations

Le meilleur moyen d’éviter des erreurs ou des mauvaises compréhension de process pour vos bénévoles est de les former. Prévoyez des sessions de formation pour vos groupes de bénévoles à l’entrée, gardez du temps pour répondre à d’éventuelles questions. Soyez également alerte sur comment se déroule votre entrée tout au long du festival.

L’importance du respo entrée

Vous devriez prévoir un responsable qui ne gère que l’entrée.

C’est un point de tension suffisamment grand pour s’en priver ou avoir quelqu’un de multitâches qui ne sera pas toujours là pour veiller au grain.

Le respo est présent pour garder un oeil sur le process, pour gérer ses équipes de bénévoles, pour faire le lien avec nos techniciens qui gèrent d’éventuels litiges.

Billetweb ne peut avoir le rôle de responsable entrée. Nous gérons le matériel, la solution, nous pouvons arbitrer les litiges techniques potentiels mais pas la gestion des bénévoles.
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Uniformisation des process

Ce point n’est que la conclusion des points précédents.

Plus vous aurez des process complexes démultipliés, plus les risques d’erreur seront fréquents.

Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ?

Faites le point sur vos ressources, sur vos capacités, et n’hésitez pas également à nous demander conseil, nous sommes là pour vous accompagner dans la simplification de vos process.​​​​​​​

Ne pas avoir 1000 bracelets de couleurs différentes sur un même point de contrôle d'accès. Toutes les infos des festivaliers sont encodés sur le bracelet cashless, vous n'avez pas besoin d'avoir des bracelets de couleurs différentes entre les différents jours. 

D’autres points de vigilance à considérer

Quid des faux billets ?

Un festival n’est jamais vraiment à l’abri des quelques peu scrupuleux qui vendront leur PDF en multi-exemplaires à qui voudra l’acheter.

En revanche, vous pouvez faire quelques petites choses pour enrayer le marché noir de la billetterie :

• Travailler avec une plateforme de revente de tickets comme Reelax Tickets ou Ticketswap afin d’avoir une bourse aux billets de revente officielle
  
  
• Communiquer, communiquer, communiquer sur vos règles de fonctionnement pour ne pas prendre les gens au dépourvu (revente possible ou pas)

Alerte bracelet coupé

Cela paraît étrange d’avoir l’idée de couper son bracelet alors que le festival n’est pas terminé, et pourtant certains le font ! (travail, gêne, …)

Encore une fois, à voir quelle est votre politique concernant les bracelets coupés. Si vous voulez éviter la fraude absolument (pass échangés entre amis) nous vous conseillons d’être hyper transparent et de communiquer largement sur votre politique de tolérance (ou non-tolérance) envers les bracelets coupés.

Si vous autorisez les pass donnés à des amis, il n’y a pas de sujet.

Le contrôle d’accès c’est une chaîne de confiance à construire entre vous et votre public.

Il peut vite devenir un point de friction ou un point de fluidité en fonction de vos choix.

Et surtout : un levier d’image, de sécurité, de data, d’expérience.

Penser son contrôle d’accès, c’est poser la première pierre de l’expérience festivalière.

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N'hésitez pas à nous contacter pour toute question sur votre contrôle d'accès !
contact@billetweb.fr