Rencontrez Alice, responsable admin de Woodstower
Peux-tu nous présenter ton rôle sur Woodstower ?
Je suis assistante administrative : je m'occupe de tout ce qui touche aux embauches, aux paies et aux contrats, notamment pour les artistes. Je me suis aussi occupée du paramétrage cashless et donc de l’organisation et du déploiement de cette solution sur le festival. C’est ma première édition sur le festival Woodstower.
Sur la thématique cashless, tu as collaboré avec Anthony. Comment se sont passés vos échanges ?
Horrible (rires) ! Nous avons fait des briefings commerciaux, échangé sur la partie opérationnelle, la mise en place selon nos besoins et la manière d'y répondre en prenant en compte les spécificités liées au festival. Par exemple, je pense à nos différents points d'encaissement et au fait que nous exploitons plusieurs sites, dont la Prairie, lieu principal du festival, et la Plage. Le système cashless nous aide également pour nos équipes en interne, notamment pour gérer le catering et les gratuités sur le festival.
En clair, deux dimensions sont importantes. D’un côté, l’expérience public : je parle ici du déploiement des terminaux sur les bars et les points de restauration. De l’autre, la gestion des équipes en interne.
De quelle manière avez-vous travaillé sur la gestion de ces gratuités ?
À partir du moment où tu travailles sur le festival, évidemment, tu as accès au catering en fonction de tes horaires de travail. Également, nous souhaitions offrir une petite boisson pour remercier les personnes qui travaillent pour le festival. On a équipé tout le staff, les équipes techniques, équipes logistiques et les équipes de bureau. Ça correspond à beaucoup de monde, car il y a plus de 600 bénévoles. Toutes ces personnes ont reçu une carte cashless sur laquelle nous avons paramétré ces droits de restauration. L’enjeu était de déterminer à quel endroit et à quel moment nous faisions bénéficier de gratuités, pour que tout soit fluide et pour avoir le meilleur suivi possible.
Sais-tu ce qui a poussé le choix de Billetweb pour cette année 2024 ?
Il y a eu un bon nombre de discussions en amont pour savoir quelle solution allait correspondre à nos besoins sur cette année. C’est là première fois que j’avais à gérer ce sujet, je ne savais pas trop à quoi m'attendre. On a défriché beaucoup de choses en amont, notamment des détails techniques que j’ai appris au cours de la collaboration. Nous avons fait plusieurs réunions et rendez-vous téléphoniques. Les équipes ont été là pour nous, que ce soit Anthony, Lucas, ou les technien.ne.s présent.e.s sur le festival. Tout le monde a été réactif. Sur le terrain, nous avons mis les mains dans le cambouis, on a revu les petits points où nous ne nous étions pas forcément compris, sur lesquels j’avais besoin de précisions. On a eu le temps, pendant le montage et avant l’ouverture, de régler les derniers paramètres. À mes yeux, la collaboration a été très fluide. Il faut s’imaginer qu’il y a beaucoup de petits éléments à prendre en compte, toujours différents selon les festivals. Il faut penser à l’expérience festivalier : l’enjeu n’est pas que d’acheter une carte cashless et de dépenser sur place. Il faut penser à toute la logistique en amont pour que l’expérience soit la meilleure possible pour eux.
On imagine bien qu’il y a énormément d’enjeux, et donc de stress, pour les organisateurs.
Il est fondamental que pour le public tout se passe bien et que ce soit rapide, facile et qu'il n'y ait pas d'attente aux différents points de vente. Ça passe par une bonne organisation et une bonne compréhension interne, dès les briefings avec Billetweb jusqu’à l’exploitation sur site. Ça passe par la présence de l’équipe Billetweb, qui était au rendez-vous en nombre et a formé les personnes dès qu’il y ait besoin.
Billetweb travaille avec plus de 90 000 événements par an et propose sa solution cashless à de nombreux organisateurs toute l'année. Pourquoi pas vous ?
