Optimisez la gestion des invitations, billets et badges pour vos partenaires
Pourquoi c’est un must-have pour votre événement ?
L’Espace Partenaire vous permet de fournir une page privée à chaque partenaire afin qu’il y retire ses invitations/billets/badges pour un événement (salon, festival) ou une série d'événements (saison sportive par exemple). Un vrai gain de temps et d’efficacité car vous n’avez plus à éditer les invitations pour vos partenaires, ce sont eux qui s’en occupent pour eux-mêmes !
Cet outil regorge d’avantages permettant d’améliorer la gestion d’invitations au quotidien, en voici quelques-uns :
Billets nominatifs
Les billets nominatifs présentent plusieurs avantages clés en billetterie. Ils permettent de renforcer la sécurité en identifiant clairement chaque participant, ce qui facilite les contrôles et la gestion en cas d’incident. Ils offrent également une meilleure maîtrise de la gestion des participants, en permettant la collecte de données utiles, le contrôle des transferts de billets et le respect de certaines obligations légales ou sanitaires.
Gestion des quotas attribués par événement ou partagé sur tous les événements (ex : saison culturelle ou sportive)
Habituellement, on a tendance à distribuer un nombre défini d’invitations à son partenaire (50 invitations par exemple) qui peuvent être utilisées sur plusieurs événements au long de l’année. Le seul souci c’est que vous ne savez pas quand ils vont débarquer. Au contraire, via l’espace partenaire vous avez la possibilité de définir un quota d’invitations par événement. Agir en ce sens peut vous permettre d’être mieux préparé à les accueillir.
En tant qu’organisateur, vous avez accès à toutes les pages partenaires et ainsi voir combien d’invitations ont été éditées par événement. Vous pouvez aussi les retrouver dans la liste des participants de l’événement à venir.
Personnalisation de la page partenaire
Vous pouvez ajouter un bandeau et une description/des consignes qui seront ajoutées à l'espace partenaire. Il est également possible de proposer un message personnalisé par groupe de partenaire dans la page de gestion des groupes de partenaire. Si vous utilisez un format de billet pleine page, vous pouvez afficher le nom de l'organisation du partenaire (l'origine de l'invitation donc) sur le billet. Pensez à prévisualiser la page afin de vous rendre compte du rendu final !
Les autres + de l’outil à connaitre
- Confirmation d’ouverture du lien d’accès à la page privée par votre partenaire
- Possibilité de créer autant de groupes de partenaires que nécéssaire
- Fonctionne avec du placement numéroté
- Possibilité de modifier le quota attribué en cours d’événement ou de saison
Exemple d’une page partenaire (vue partenaire)
Comment ça marche ? (Promis, c’est simple)
1. Direction votre compte Billetweb > Outils > Espace Partenaire
2. Créez vos groupes (Exemple : Partenaire VIP) (Page “Groupes”)
3. Importez le ou les partenaires (Page “Partenaires”)
4. Contrôlez et ajustez la quantité de billets disponibles pour les partenaires existants
5. Personnalisez la présentation de la page et l’email de bienvenue
6. Emballé, c’est pesé ! Envoyez les liens d’accès par mail à vos collaborateurs
Testez l’outil avant d’officiellement envoyer les liens d’accès aux pages privées. Cela vous permettra de mieux comprendre le fonctionnement de l’Espace Partenaire ainsi que de visualiser ce que recevrons vos partenaires. Vous pourrez ensuite supprimer vos informations une fois rassuré et prêt à vous lancer dans le game !
L’outil malin qui change la gestion d’invitations
L’Espace Partenaire vous simplifie la vie : moins de mails, plus de fluidité et plus de temps pour vous !
Dans le cas où vous avez une agence de communication qui s’occupe de la gestion des invitations à votre place, vous avez la possibilité de déléguer la gestion de l'outil à ces personnes. Elles auront leurs propres identifiants de connexion et vous pouvez définir leurs droits d’accès au compte. Pour plus d’infos, contactez-nous à contact@billetweb.fr
Nous restons toutefois à l’écoute de vos remarques et avis. N’hésitez pas à nous les partager sur Google Play ou l’App Store, ou à suggérer une idée.
