Conseils pour optimiser son rétroplanning événementiel

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Un rétroplanning est un calendrier qui recense toutes les étapes nécessaires à la création d’un projet, le cas échéant, d’un événement. Comme son nom l’indique, il prend en compte en premier lieu l’étape la plus éloignée dans le temps (l’événement), et recense toutes les étapes de production nécessaires jusqu’à la date actuelle.
Le rétroplanning permet de notifier tous les éléments de manière logique, sans oublier d’étapes et en s’assurant du respect de toutes les deadlines.
Ce document, généralement rédigé sous forme de tableau ou de timeline, inclut tous les éléments à prendre en compte par toutes les personnes impliquées dans le processus de production. Il permet de s’assurer de la viabilité du projet, mais aussi du respect du temps imparti et du budget alloué.
L’événement : quelles étapes en amont ?
Tout dépend du projet en question. Certaines étapes sont pour autant nécessaires et générales à la plupart des projets. L’événement en question nécessite forcément des besoins logistiques et techniques qui doivent être pensés en amont. Par exemple : pendant combien de temps avons-nous besoin de louer des projecteurs ou des enceintes ? À partir de quel moment avons-nous besoin d’une équipe de sécurité ? Quand devons-nous commencer à communiquer autour de l’événement et quand ouvrir la billetterie ?
Nous pouvons considérer plusieurs thématiques (non exhaustives) de base :
- Technique : privatisation du lieu, des équipes techniques, location/achat de matériel, comparaison et choix de prestataires, réservation d’hôtels…
- Communication : création de plan de communication avec ses étapes, création et gestion des réseaux sociaux, conception des supports de communication, ouverture de la billetterie…
- Administratif - légal : gestion des assurances, des signatures des contrats…
- Budget : recherche de sponsors ou mécènes, construction du budget prévisionnel, conception des dossiers de partenariats…
Ces étapes peuvent en amener d’autres. Par exemple concernant la communication, en sachant à quelle date nous annonçons l’événement, nous savons à partir de quel moment nous devons concevoir l’affiche et la billetterie.
Plus l’événement est gros en termes de publics et de logistique, plus il conviendra de le préparer en amont.
Comment organiser son rétroplanning événementiel ?
La toute première étape est déjà d’avoir les idées claires sur le choix de son événement et de ses objectifs. Qu’est-ce que nous voulons créer ? Pourquoi voulons-nous le créer ? Où va se réaliser la manifestation ? Combien de personnes sont attendues ?
Avec ces premières informations en tête et écrites, l’organisateur devrait ensuite choisir de quelle manière réaliser son rétroplanning. Le tableau est le choix de base, mais des outils plus pertinents existent. Par exemple, les timelines de Notion permettent de créer un calendrier avec différentes vues, par exemple en vue “timeline” ou “to do list”, et d’assigner différentes personnes.
Tout part donc de l’événement comme deadline. Il convient donc de noter en premier lieu cette date et les différentes étapes ayant lieu le jour même de l’événement.
Dans un second temps, nous ajoutons les étapes précédant l’événement : que se passe t-il la veille de l’événement ? La semaine précédente ? Le mois précédent ?
L’objectif est d’arriver à la date actuelle en voyant les étapes du moment, sachant que l’on connait mieux les étapes actuelles. Grâce au rétroplanning écrit de la sorte, nous avons sous les yeux tous les éléments pour créer un budget prévisionnel sans oublier d’étape.
Chaque pôle peut assigner différentes tâches au rétroplanning pour créer un document complet, rassemblant les fonctions de chacun.
Plus le rétroplanning est complet, plus l’organisateur saura ce qu’il doit faire, si les tâches sont bien déléguées et surtout s’il ne manque rien pour que l’événement se passe dans les meilleures conditions.


