Réaliser un dossier de partenariats pour votre événement

Qu’est-ce qu’un dossier de partenariats ?

Un dossier de partenariat est une présentation à destination de partenaires ou de mécènes qui pourraient investir dans un événement. Alors que la vente de billets et les consommables sur place sont une source de revenus non négligeable, les partenaires et mécènes apportent un réel surplus de trésorerie qui peut littéralement permettre de mener à bien la logistique d’un événement.

Avec ce dossier, l’objectif est de convaincre les partenaires et mécènes de soutenir, financièrement ou non, l’événement. Ce document doit donc être particulièrement soigné et pertinent, afin de fournir tous les éléments nécessaires pour capter l’attention du soutien.

Différence entre un partenaire et un mécène

La grande différence entre un partenaire et un mécène se situe dans la contrepartie. En effet, le partenaire cherche, avec son soutien, à obtenir un bénéfice direct. Celui-ci prend le plus souvent la forme de communication et de promotion du produit du partenaire. Le mécène, quant à lui, ne recherche pas de bénéfice direct.

Le mécénat

Le mécénat est un don désintéressé et aucune promotion des produits n’est faite, bien que le nom du mécène peut apparaître sur certains supports. L’intérêt pour les structures mécènes se situe généralement dans l’image positive qu’ils veulent générer. Le mécène, quand il s’agit d’une entreprise, peut bénéficier d’une déduction fiscale de 60% des dépenses engagées (dans la limite de 20 000€ ou de 0,5% du chiffre d’affaires annuel hors taxes). 

Un particulier peut aussi être mécène. Selon la loi, les sommes versées, dans la limite de 20 % du revenu imposable ouvrent droit à une réduction d’impôt au taux de 66 %.

Pour la petite histoire, Caius Cilnius Mæcenas est un personnage antique qui a donné son nom au mécénat suite au soutien financier qu’il apportait aux arts et aux lettres.

Le partenaire

Le partenaire peut également être appelé sponsor ou parrain. Lui aussi propose un soutien qui peut être financier, humain ou matériel. Ce dernier cherche à obtenir un bénéfice direct notamment en termes de promotion. En ce sens, des contreparties promotionnelles lui sont proposées en échange de son soutien. En d’autres termes, nous pouvons parler de vente d’espaces publicitaires sur l’événement.

Pour en savoir plus, le gouvernement détaille les différences entre partenaire et mécène.

Quelles contreparties proposer ?

L’objectif du dossier de partenariats est de convaincre différentes structures de contribuer à la réussite de l’événement en apportant un soutien.

Dans un premier temps, l’organisateur est invité à créer une première page de présentation de l’événement. On y retrouve donc le nom du projet, quelques phrases de présentation et les contacts des personnes chargées des partenariats. À savoir que la relation avec les partenaires est un travail à part entière et nécessite parfois une personne chargée seulement de cette thématique.

Ensuite, il s’agit de présenter plus concrètement le projet ainsi que son historique. C’est le moment d’annoter des chiffres clés, comme par exemple le nombre d’années d’existence, l’engagement actuel sur les réseaux sociaux, une fréquentation record ou un impact sur le territoire. Le partenaire ou mécène pourra constater plus clairement l’intérêt qu’il aurait à soutenir l’événement.

C’est là le premier élément pour motiver de potentiels soutiens. Une autre page peut donc être consacrée aux arguments les plus pertinents pour capter l’attention. Restons bien sûr concis : l’organisateur sera plus convaincant en sélectionnant quelques arguments adaptés plutôt qu’une longue liste. Comme pour un CV ou une lettre de motivation d’ailleurs, il peut être intéressant d’adapter le dossier de partenariat au soutien potentiel en fonction de son projet : pourquoi l’organisateur cible une entreprise en concret ? Quels arguments sont les plus pertinents pour le convaincre ?

Dans la suite du dossier, l’organisateur liste une suite de contreparties pour le partenaire. En fonction du soutien accordé à l’organisateur, le partenaire peut bénéficier de différents types de promotion : invitations, apparition du logo sur certains supports comme les flyers ou les BAT, naming d’un lieu, distribution de goodies… Tout est imaginable !

Enfin, l’organisateur peut ajouter à son dossier la liste des différents partenaires et mécènes qui l’accompagnent déjà.

Que proposer dans le dossier de partenariats ?

Les contreparties proposées dépendent bien évidemment de l’événement en question et des possibilités de promotion. Certains organisateurs vont proposer des “packs”, offrant certains supports de communication en fonction de la somme allouée. Exemples :

• Pack à 3500 € comprenant le logo sur le site internet, participation aux conférences de presse et trois invitations.
• Pack à 5000 € comprenant les contreparties précédentes, ainsi que le logo sur les BAT à l’entrée du site et dix invitations
• Pack à 10000€ comprenant les contreparties précédentes, un stand sur le site de l’événement, des goodies fournis à tous les participants ainsi que le logo de l’entreprise sur tous les bracelets cashless.

D’autres organisateurs vont préférer proposer des contreparties de plus en plus nombreuses en fonction de la somme allouée librement par le sponsor. Exemples :

Il est temps de se lancer à la réalisation de ce dossier pour obtenir rapidement des résultats, et mener à bien la gestion de l’événement !