Organiser un événement : la feuille de route
Qu’est-ce qu’une feuille de route ?
La feuille de route est un élément fondamental de la réussite de l’événement. Elle permet à chaque personne travaillant sur la prestation d’être au courant du déroulé de cette dernière. Heure d’arrivée et de départ, adresse du logement, heures de pause et de repas, tout est détaillé de l’heure d’arrivée du premier technicien au départ du dernier, pour que rien ne soit laissé au hasard.
Présentée le plus souvent sous forme de tableau détaillé de manière chronologique, la feuille de route permet à chacun de s’y retrouver. Le rôle de tous les membres de l’équipes travaillant sur l’événement est stipulé à chaque instant, du début de la préparation de l’événement, jusqu’à la fin et le retour au logement.
Sur un événement, nous pouvons retrouver deux types de feuille de route, similaires l’une à l’autre :
- La feuille de route propre à l’équipe organisationnelle de l’événement : celle-ci concerne les horaires de montage, de démontage, les lieux d’hébergement et de restauration des équipes techniques…
- La feuille de route propre aux artistes ou aux personnes effectuant une représentation sur l’événement : celle-ci leur donne des informations quant à leur arrivée, les horaires de leurs balances, l’adresse de leur lieu d’hébergement et de restauration…
Voici des idées simplifiées d’à quoi peut ressembler une feuille de route artiste, ainsi qu’une feuille de route pour l’équipe technique.
Bien sûr, ce document est propre à chaque événement, et certains éléments peuvent être ajoutés (cf : “Comment préparer une feuille de route ?”)
La grande différence réside dans le fait que la feuille de route de l’équipe organisatrice de l’événement est un peu plus complète : elle donnera les heures de présence et de logement des techniciens, et pas seulement des équipes des artistes.
La feuille de route est accessible à la consultation par toutes les personnes qui composent les équipes. Également, nous retrouvons sur ce document le contact d’une personne référente, prête à renseigner chaque personne et à gérer les différents imprévus (bien que la feuille de route permet d’essayer d’anticiper toute situation).
Intérêts de la feuille de route
La feuille de route est indispensable à toute production d’événement, autant que le contrat ou que le rider. Ce document technique est une manière de prévisualiser mentalement l’événement, et donc de s’assurer que tout est bien prévu, qu’aucune étape n’est oubliée et que tout le monde sait ce qu’il a à faire.
La feuille de route permet de s’assurer que tout le monde est bien au fait de ce qu’il a à faire, des lieux où il doit se rendre et comment y accéder, de l’adresse des logements, des modalités de check-in, entre autres éléments propres à chaque événement individuellement.
Également, la feuille de route est un excellent moyen d’anticiper certains détails logistiques auxquels on ne pense pas toujours aux premiers abords : par exemple, sommes-nous certains que l’ingénieur du son dispose d’un moyen de transport qui l’attendra à la gare et qui pourra le conduire à son hôtel, avant de l’emmener sur les lieux de l’événement ?. Dans la même idée, ce document permet de s’assurer du respect des conditions stipulées dans le contrat et le rider. Par exemple, le temps de transfert de l’hôtel à l’événement respecte t-il la condition du logement, situé à maximum vingt minutes du lieu de représentation ?
Comment préparer une feuille de route ?
La feuille de route est donc un document généralement présenté sous forme de tableau. Pour la préparer, il est possible de commencer une base sur Excel, et pourquoi pas la présenter ensuite sous une meilleure forme.
En haut de la page, nous retrouvons donc les contacts des référents sur l’événement : ceux qui seront là pour gérer les imprévus et renseigner toute l’équipe prête à préparer l’événement. D’ailleurs, sur les événements de grande taille, plusieurs référents peuvent être impliqués, chacun ayant à charge une partie du staff (par exemple : un référent pour l’équipe technique, un référent pour l’équipe artistique…).
Nous y retrouverons potentiellement d’autres contacts, par exemple, le responsable technique de la salle où se tient l’événement. Également, les contacts des équipes des artistes. Enfin, les contacts des sociétés impliquées (taxis…)
Le tableau qui compose la feuille de route se présente de manière chronologique, et commence dès le premier déplacement du premier membre de l’équipe. Chaque étape est ensuite renseignée. De manière non exhaustive :
- Heures de départ et d’arrivée du moyen de transport
- Transfert de la gare/de l’aéroport à l’hôtel
- La feuille de route inclura l’adresse de l’hôtel
- Heure d’arrivée prévue à l’hôtel
- Temps de déjeuner, temps de dîner, temps de repos
- Transfert de la gare/de l’aéroport au lieu de l’événement
- La feuille de route inclura l’adresse de l’événement
- Heure d’arrivée sur l’événement de l’équipe technique
- Heure d’arrivée sur l’événement de l’équipe artistique
- Heures de début et de fin des balances du groupe 1
- Heures de début et de fin des balances du groupe 2
- Heure de début et de fin du concert du groupe 1 / du groupe 2
- …
Quelques termes à connaître :
Get in : prise en charge de l’organisateur par le lieu de l’événement. L’organisateur est accueilli et prend possession des lieux. Il peut aussi s’agir de la prise en charge des artistes par l’organisateur de l’événement
Balances : tests son et lumière de la représentation
- Run : trajet entre le logement et le lieu du spectacle. Le moyen de transport permettant ce trajet est également spécifié
- Curfew : de l’anglais couvre-feu, heure à laquelle le lieu doit être vide de public et de personnel
La feuille de route est l’une des étapes les plus fondamentales de la réussite de l’événement. À vous de jouer, pour des événements toujours mieux organisés !
