Les autorisations préalables à l'organisation d'événements

Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, nous recensons plusieurs autorisations préalables obligatoires.

La licence d’entrepreneur de spectacles

Tout organisateur d’événement se doit de bénéficier de cette licence d’entrepreneur de spectacles dès lors qu’il organise plus de six événements à l’année . Il s’agit d'une formalité administrative permettant de produire ou de diffuser des spectacles, mais aussi d’exploiter une salle de spectacles. Cette autorisation est attribuée par la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC).

Dans le cas où ce dernier organise moins de six événements sur un an, l’organisateur est exempté de cette licence mais doit toutefois se déclarer auprès de la DRAC pour signaler la tenue de ou des événement(s).

Autorisations préalables à la tenue d’un événement

Si l’événement est organisé en plein air, dans un lieu temporaire (c’est souvent le cas des festivals) ou dans un lieu qui reçoit du public mais qui ne reçoit habituellement pas de spectacles (par exemple, une salle de conférences), il convient de se déclarer auprès de la préfecture à minima un mois avant la tenue de l’événement.

Dans la déclaration à remplir, l’organisateur notera notamment ses coordonnées, décrira l’événement et son lieu, la capacité d’accueil, ainsi que les dispositifs de sécurité prévus. D’autres informations sont à fournir, concernant entre autres le respect de l’ordre public. La préfecture peut aller plus loin et demander des informations concernant les conditions sanitaires (gestion des points d’eau, des toilettes…) par exemple.

Il peut être également nécessaire d’obtenir une autorisation de la part de la mairie de la ville dans laquelle se situe l’événement, si le spectacle a lieu sur un espace public appartenant à la ville en question. Cette dernière peut apporter des précisions, par exemple concernant l’heure maximale d’exploitation ou du respect d’un certain volume sonore.

Les informations fournies dans la déclaration permettent à la préfecture et à la mairie de s’assurer de la légalité et de la sécurité de l’événement. En outre, elles permettent aux autorités locales de s’adapter et de contribuer à la gestion de l’ordre public et de la sécurité.

Le cas des Établissements recevant du public (ERP)

Dans le cas présent, nous traitons des salles de spectacles et des lieux accueillant traditionnellement des événements. Pour qu’ils puissent être exploités, ces lieux doivent être conformes aux normes de sécurité et d’accessibilité. Ils doivent proposer des plans d’évacuation clairs et des sorties de secours visibles à tout moment. Également, les lieux doivent posséder des alarmes incendie, des extincteurs et de accès faciles pour les services de secours.

Depuis 2005 également, les Établissements Recevant du Public doivent être en mesure de garantir un accès pour tous, donc aux personnes en situation de handicap. En clair, les portes doivent être assez larges, des sanitaires doivent être accessibles et adaptées, des rampes d’accès doivent être disponibles.

Pour ouvrir, les ERP doivent également déposer un dossier d’autorisation d’ouverture auprès de la mairie ou de la préfecture concernée. Il est possible que la commission de sécurité et d’accessibilité se rende dans le lieu pour s’assurer de la bonne conformité des exigences.

Après ouverture, ces lieux doivent enfin respecter plusieurs obligations pour maintenir leur conformité.

Concernant les assurances et les contrats

Il tient à l’organisateur de contracter les bonnes assurances nécessaires à la tenue de son ou de ses événement(s). Commençons par la traditionnelle assurance de responsabilité civile, obligatoire, qui couvre les dommages occasionnés aux personnes, à la salle et aux biens. Même si les personnes travaillant sur l’exploitation d’un spectacle (artistes et techniciens) sont censés avoir leurs propres assurances, il est responsable de s’assurer que chaque prestataire dispose également de sa propre assurance de responsabilité civile, que les intermittents du spectacle aient également une assurance accidents du travail (cette dernière est généralement gérée via le GUSO). L’organisateur peut aller plus loin et souscrire une assurance tous risques pour le matériel technique notamment.

En extérieur, l’organisateur peut assurer les installations comme les scènes ou les chapiteaux contre les intempéries ou les dommages accidentels.

Dans le cas des ERP, notamment dans les lieux loués, il est nécessaire de souscrire à une assurance risques locatifs.

Rappelons dans un dernier temps que chaque personne travaillant sur un spectacle doit être légalement engagée, le plus souvent sous la forme d’un contrat d’engagement. Certaines embauches, dans le cas des productions artistiques notamment, peuvent être faites par le producteur du spectacle et non par l’organisateur, mais ce dernier doit s’assurer du bon emploi de chacun. Dans le cas des amateurs et des bénévoles, il est toujours important de s’assurer du statut ce ceux-ci.

Enfin, les déclarations à la SACEM

Lorsqu’un artiste joue ses propres compositions, l’organisateur doit demander la setlist et/ou le numéro du programme joué, ainsi que le nom des auteurs, compositeurs et éditeurs. Ce système assure une rémunération juste de tous les ayant-droits, en facturant ensuite à l’organisateur l’exploitation des titres joués. D’ailleurs, en déclarant au préalable le spectacle à la SACEM, il est possible de bénéficier de 20 % sur la facture.

D’autres autorisations peuvent être délivrées par la SACEM, par exemple lors de diffusion de musique d’ambiance (générée par exemple via un service de streaming comme Spotify).

En conclusion

Un grand nombre d’autorisations préalables sont nécessaires à la création et à l’exploitation d’un événement. Chacun étant différent, il est nécessaire de s’assurer de l’exhaustivité des documents à remplir pour assurer la sécurité, la légalité, la faisabilité et la juste rémunération de toutes les personnes participant à l’événement.

Des plateformes comme le site internet de la SACEM, mais aussi les mairies et préfectures, peuvent répondre à la plupart des questions concernant les autorisations propres à l’organisation d’un événement en particulier. Également, votre humble serviteur, Billetweb, peut vous aider à vous y retrouver 😉