Comment programmer un artiste sur un festival ?

Qui programmer sur un festival ?

Dans un premier temps, il est important de se rappeler du positionnement de l’événement. En quelques mots, il s’agit de savoir de quelle manière nous voulons que notre événement soit représenté dans l’esprit du futur participant, donc du futur acheteur. Le projet est-il plutôt de créer un événement jeune public ? De programmer le meilleur de la scène classique internationale ? De réunir les plus grands artistes français ? Tout dépend du projet de base et du public que nous souhaitons attirer.

Également, le budget alloué à la programmation artistique est essentiel. Il représente un certain pourcentage du budget total, possiblement entre 30 et 50%. Disposons-nous des fonds pour programmer une tête d’affiche nationale tout en nous permettant une scène découverte ? Avec cet artiste, serons-nous surs d’attirer assez de monde pour rentrer dans nos frais ?

Prise de contact et négociation

Généralement, programmer un artiste nécessite de se mettre en contact avec son producteur, son agent, son booker ou la personne qui se charge de la gestion de ses dates. En fonction de la notoriété de l’artiste, plus ou moins de personnes travaillent autour de lui, ce qui peut parfois compliquer la tâche pour trouver le bon contact. Dans la musique, les plus grands sont souvent gérés par des société de production (Alias, Arachnée, Caramba Spectacles…). Pourquoi ne pas jeter un oeil à leurs catalogues ?

Attention cependant : tous les artistes ne sont pas en tournée en permanence, et tous ne restent pas indéfiniment dans la même société de production. Les accords entre les tourneurs et les artistes peuvent être d’une période précise, d’une tournée ou d’une durée définie par exemple.

Après avoir trouvé le contact, qui précisera si l’artiste est disponible aux bonnes dates, celui-ci vous proposera un prix de cession, c’est-à-dire le prix d’achat du spectacle pour une représentation. Ce prix est souvent discuté et s’ensuit un jeu de négociations pour que les différentes parties y trouvent leur compte. À savoir d’ailleurs que le prix de cession n’inclut généralement pas les transports et les logements, le plus souvent à la charge de l’organisateur de l’événement qui devient l’employeur de l’artiste. L’artiste rentre t’il dans le budget de l’événement, le cas échéant ?

Également, seront discutées les conditions concernant la venue de l’artiste. L’événement pourra t-il respecter les exigences de l’artiste ? Sur quels éléments est-il possible de négocier ? Pourra t-on vraiment installer cet écran LED compte tenu de la taille de la scène ? L’artiste sera t-il d’accord pour être hébergé dans un hotel qui ne sera pas 4 étoiles, comme mentionné dans son rider artistique ? En cas d’annulation de la part de l’artiste ou de l’événement, les deux parties sont-elles en accord sur les modalités ?

Signature et organisation de la date

Dès lors qu’un accord est trouvé entre la société de production et l’événement concernant le prix de cession et les conditions, par exemple le festival, s’ensuit la signature d’un contrat de cession (la plupart du temps, bien que d’autres types de contrats existent). Dans ce dernier, fourni par l’une des deux parties, il convient de vérifier que tout ce qui a été négocié est bien inscrit dans le contrat avant de procéder à la signature.

Viendra ensuite le moment de l’annonce de la présence de l’artiste sur le festival au moment le plus opportun. Très souvent, la société de production donne un coup de pouce en relayant l’information, tandis que l’artiste annonce également ses différentes dates. Il arrive parfois que les productions demandent aux organisateurs des reports des ventes d’entrées, parfois hebdomadaires. Afin d’assurer un maximum de ventes, il peut être intéressant de justement capitaliser sur l’annonce de l’artiste en l’approchant de la période d’ouverture de la billetterie (sauf dans le cas de la création d’un pass “Confiance”, auquel cas elle serait déjà ouverte).

Avant la date, les deux parties doivent s’assurer du bon respect des conditions signées. L’organisateur s’occupera par exemple en amont des réservations des hôtels, de la recherche de prestataires pour offrir un bon service de catering disponible aux bonnes heures, voire un service de taxi pour récupérer l’artiste à l’aéroport ou à la gare. Il s’occupera aussi de la préparation des calendriers : à quelle heure l’artiste doit-il être là ? À quelle heure répète t-il ?

La production, de son côté, se charge de la préparation du spectacle, de la gestion des résidences et répétitions, de la disponibilité du matériel pour la scène…

Lors de l’arrivée de l’artiste, tout doit être prêt pour que les conditions soient optimales : loge préparée, répétitions prêtes à être effectuées, et toute autre élément qui peut être anticipé. Plus les éléments sont prêts en amont, moins la journée de l’événement sera stressante 😉.

Il ne reste plus qu’à profiter de l’événement et d’un spectacle bien préparé !